С 1 июля 2026 года применяются обновленные электронные форматы книги покупок, книги продаж и журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Изменения утверждены приказом ФНС России от 17 марта 2026 года № ЕД-1-26/186@.
До 1 июля организации могли формировать соответствующие электронные файлы по ранее действовавшим форматам. После этой даты ФНС принимает документы только в новых форматах. Поэтому компаниям, которые ведут учет НДС в электронном виде, важно проверить используемое программное обеспечение и настройки ЭДО.
Какие документы затронули изменения
Новые форматы документов по НДС установлены для:
- книги покупок;
- дополнительного листа книги покупок;
- книги продаж;
- дополнительного листа книги продаж;
- журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Форматы приведены в соответствие с действующими формами документов и изменениями по НДС, которые применяются в 2026 году.
Изменение касается именно электронной структуры передаваемых данных. Если организация использует счет-фактуру по ЭДО и формирует книги покупок и продаж автоматически в учетной системе, необходимо убедиться, что программа поддерживает актуальные требования ФНС.
Какие реквизиты появились в новых форматах
Одно из изменений касается сведений об индивидуальных предпринимателях. В электронных документах предусмотрено отражение дополнительных данных об ИП, в частности ОГРНИП и даты его присвоения.
Также появился реквизит для указания номера и даты счета-фактуры продавца при отгрузке товаров, работ, услуг или имущественных прав в счет ранее полученной полной или частичной оплаты.
Эти изменения связаны с обновлением форм счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, действующих в 2026 году. В частности, в документах отражаются сведения, позволяющие связать отгрузочный счет-фактуру с ранее выставленным авансовым счетом-фактурой.
Что необходимо проверить организациям
Сам переход на новый электронный формат счета-фактуры и связанных с ним регистров не требует изменения экономического содержания операций, но технические ошибки при формировании файлов могут привести к проблемам при их передаче.
ФНС рекомендует проверить:
- Актуальность версии бухгалтерской или учетной программы.
- Поддержку новых форматов книги покупок, книги продаж и журнала счетов-фактур.
- Настройки электронного документооборота.
- Маршруты подписания электронных документов.
- Срок действия сертификатов квалифицированной электронной подписи.
Особенно важно проверить настройки компаниям с большим количеством операций по НДС, авансовых платежей и электронных счетов-фактур. При автоматической загрузке данных ошибка в настройках может затронуть сразу значительный объем документов.
Почему изменения важны для учета НДС
Книги покупок и продаж используются при формировании данных налоговой декларации по НДС. Поэтому корректность не только самих бухгалтерских записей, но и электронных реквизитов влияет на согласованность сведений, которые организация передает в налоговый орган.
При подготовке отчетности стоит проверить соответствие данных счетов-фактур, книг покупок и продаж, бухгалтерской программы и декларации по НДС. Это особенно актуально для операций с авансами, где теперь используются дополнительные реквизиты для связи документов.
Компания Линкей оказывает услуги по подготовке отчетности по НДС и ведению бухгалтерского учета. При работе с НДС специалисты могут проверить корректность учетных данных и их отражения в отчетности с учетом действующих требований.
Организациям, которые еще не проверили программное обеспечение после перехода на новые форматы, рекомендуется сделать это до очередного формирования электронных документов по НДС.
