Виды электронных подписей
Сегодня используются различные виды электронных подписей.
Простая электронная подпись (ПЭП) — это распространенный повседневный инструмент. Она предполагает использование имени пользователя и пароля, SMS-кода или другого простого идентификатора для доступа к сервису. Этот тип подписи подходит для внутренних задач, таких как обмен документами между сотрудниками, работа с корпоративными системами и ограничение доступа к программному обеспечению.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) основана на криптографических механизмах. Она регистрирует информацию о владельце подписи и все изменения в документе. НЭП использует открытый и закрытый ключи и может также включать сертификат, содержащий информацию о владельце.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) имеет ту же юридическую силу, что и рукописная подпись. Она защищена сертифицированными криптографическими процедурами безопасности, должна включать сертификат с информацией о владельце и выдается исключительно аккредитованными центрами сертификации.Мобильные электронные подписи (МЭП) представляют собой отдельную категорию. По сути, они соответствуютУКЭП, но размещаются и используются на мобильном устройстве.
УКЭП позволяет юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям удаленно взаимодействовать с государственными системами: подавать отчеты в налоговые органы, вносить изменения в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, управлять онлайн-кассами, участвовать в приобретении компаний и продавать маркированные и отслеживаемые товары, включая алкоголь и древесину.
УКЭП управляющего директора или индивидуального предпринимателя организации не подлежит передаче. Если действия должны выполняться сотрудником, этот сотрудник получает отдельную, персональную квалифицированную электронную подпись.
Важно отметить, что квалифицированные электронные подписи современных сотрудников не содержат никакой информации об их работодателе. Поэтому для подтверждения их полномочий требуется машиночитаемая доверенность.
Что такое МЧД?
Ранее физические лица могли действовать от имени организации без необходимости оформления отдельной доверенности, поскольку старые сертификаты УКЭП указывали на личность работодателя. Этот механизм больше не используется.
Машиночитаемая доверенность — это электронный документ в формате XML, содержащий индивидуальную электронную подпись доверителя. Порядок ее использования определен в Постановлении № 857 Министерства цифрового развития от 18 августа 2021 года. Стандартная доверенность не требует нотариального заверения, в отличие от передачи доверенности.
На практике используются различные машиночитаемые шаблоны авторизации. К ним относятся базовый шаблон (версия 002) и унифицированный стандарт (версия 003). Каждое ведомство может использовать свои собственные шаблоны или комбинировать их с шаблоном 003. Например, авторизация Российского социального фонда используется исключительно для отчетности через портал СФР.
Где оформлять МЧД
Существует несколько способов выдачи машиночитаемой доверенности.
Первый вариант — воспользоваться сервисами ФНС и СФР. Эти службы выдают доверенности, специально предназначенные для взаимодействия с указанными органами, в первую очередь для целей отчетности.
Второй вариант — портал Госуслуг. Здесь вы можете оформить МЧД, чтобы подать жалобы на постановление по делу об административном правонарушении, направления заявлений на регистрацию транспортных средств или получения выписок по банковским счетам.
Третий метод включает в себя специализированные услуги, предназначенные для создания и выдачи машиночитаемых доверенностей.
Сам процесс довольно прост. Сначала определяются формат и объем доверенности. Затем заполняются все необходимые данные, после чего доверенность подписывается квалифицированной электронной подписью и передается в машиночитаемый реестр доверенностей для безопасного хранения.
Как получить ПЭП и НЭП
При регистрации на веб-сайте, портале или в личном кабинете пользователь подтверждает свою личность и одновременно получает бесплатную простую электронную подпись. При необходимости он также может получить простую электронную подпись от центра сертификации или создать ее самостоятельно.
Следует отметить, что ПЭП не имеет юридической силы. Он не подходит для подписания документов, представляемых в государственные органы, и не используется в сделках с недвижимостью.
На практике использование простой подписи становится все более редким явлением. Компании все чаще полагаются на расширенные и неквалифицированные подписи для структурирования взаимодействия с фрилансерами.
Для электронного документооборота с подрядчиками и для электронного управления кадровыми документами сотрудников допускается использование НЭП. Его можно получить у сертификационного центра, через специализированные сервисы, такие как LightDoc или Nopaper , или напрямую у KEDO Systems.
Как получить УКЭП для управляющего директора или индивидуального предпринимателя
Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут получить УКЭП двумя основными способами.
Первый вариант — личное посещение налоговой инспекции. Заявление на выпуск УКЭП можно предварительно подать через личный кабинет налогоплательщика для юридических лиц или ИП. Для посещения налоговой инспекции вам понадобятся паспорт, ваш СНИЛС (национальный налоговый идентификационный номер), документы, подтверждающие ваши полномочия, и заверенная карта цифровой подписи, например, Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token или ESMART Token ГОСТ.
Этот носитель информации представляет собой защищенный USB-накопитель, содержащий сертификат для электронных подписей. ФНС предлагает бесплатную услугу записи УКЭП, но токен необходимо приобретать отдельно. Для использования подписи на вашем компьютере вам потребуется платное криптографическое программное обеспечение, такое как КриптоПро CSP.
Второй вариант — подать заявку через доверенный учебный центр. Важно выбрать УЦ из списка на сайте ФНС. Заявка на УКЭП обычно подается онлайн. После получения оплаты клиент или владелец бизнеса идентифицируется в выбранном центре и получает готовое к использованию устройство с предустановленными сертификатами и программным обеспечением.
С 1 сентября 2026 года вступают в силу новые требования к КЭП и УКЭП
С 1 сентября 2026 года Социальный фонд России вводит обязательные требования к характеристикам сертификатов для усиленных квалифицированных электронных подписей. С этой даты Российский социальный фонд больше не будет принимать отчеты, подписанные такой подписью, если сертификат не соответствует определенным требованиям.
В сертификате должны быть указаны поддержка согласования ключей с параметром keyAgreement, равным единице, возможность шифрования данных с параметром Data encipherment, равным единице, а также возможность шифрования ключей с параметром Key encipherment, также установленным в значение единицы. Эти требования направлены на повышение уровня безопасности отчетности, предоставляемой через единую цифровую платформу СФР.
Электронные сертификаты КЭП, выданные физическим лицам и не содержащие необходимых атрибутов, будут считаться недействительными для использования в Российском социальном фонде с 1 сентября 2026 года.
Как получить ЭП для сотрудников с МЧД
Если необходимо, чтобы бухгалтер или другой ответственный сотрудник самостоятельно сдавал отчетность в налоговые органы и не привлекал к этому руководителя, ему оформляется УКЭП физического лица и дополнительно регистрируется машиночитаемая доверенность.
Весь процесс сводится к двум основным шагам. Сначала сотрудник получает усиленную квалифицированную электронную подпись физического лица в любом коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре. Затем на его имя оформляется МЧД, что можно сделать через сервисы ФНС или у доверенных удостоверяющих центров.
Рассмотрим порядок регистрации МЧД именно через налоговую службу, поскольку в коммерческих УЦ процедура может отличаться по деталям. На сайте ФНС сначала формируется доверенность, после чего ей присваиваются номер и срок действия. Далее документ необходимо скачать на компьютер и подписать с помощью программы криптографической защиты, например КриптоПро или Контур.Крипто.
После подписания машиночитаемая доверенность загружается обратно на сайт ФНС и направляется на хранение в информационную систему. С этого момента полномочия сотрудника считаются подтвержденными, и он может действовать от имени организации в рамках выданной доверенности.
