Онлайн-касса (POS-система) — это специальное устройство, которое автоматически передает данные о продажах в налоговые органы через интернет. Он используется в основном для операций с частными лицами, независимо от способа оплаты.
Онлайн-кассы также могут использоваться для операций с предприятиями и индивидуальными предпринимателями при условии оплаты наличными или банковской картой. Однако существует ограничение: сумма операции не должна превышать 100 000 рублей. При больших суммах операции между предприятиями и индивидуальными предпринимателями должны обрабатываться исключительно банковским переводом, и в этом случае онлайн-кассовый аппарат использовать нельзя.Операции включают не только покупку товаров, услуг или труда, но и все другие денежные операции. К ним относятся, например, возврат товаров, ставок в игорных заведениях, покупка лотерейных билетов и выплата выигрышей, а также кредитные и заемные операции. Кроме того, кассовые аппараты используются для обработки и возврата авансовых платежей, депозитов и даже операций в ломбардах. Начиная с 1 марта 2025 года, операторы онлайн-систем POS (торговых точек) могут формировать чеки через сервис «Мои чеки онлайн» Федеральной налоговой службы. Электронные чеки должны содержать контактную информацию покупателя (номер телефона или адрес электронной почты). Эти изменения вводятся в действие Федеральным законом № 274-ФЗ от 8 августа 2024 года. Новые правила также распространяются на рестораны и кафе. Если клиент подтверждает свое желание оплатить покупку, чек должен быть выдан и распечатан до оплаты. Это правило применяется ко всем транзакциям, где услуга предоставляется непосредственно клиенту, и также предусмотрено Федеральным законом № 274-ФЗ.
Кто может работать без онлайн-POS-системы?
Правила использования онлайн-POS-систем в бизнесе будут по-прежнему зависеть от типа бизнеса и действующей налоговой системы в 2026 году. В большинстве случаев наличие POS-системы является обязательным. Однако существуют некоторые исключения, которые перечислены в статье 2 Федерального закона № 54-ФЗ. Например, предприятия, деятельность которых по закону освобождена от использования кассового аппарата, освобождаются от обязанности его использования. Это относится к продаже печатной продукции, мороженого в киосках, разливных напитков, молока и аналогичных продуктов. Предприятия, расположенные в районах без надежного интернета или электроснабжения, таких как отдаленные сельские районы, острова или горные регионы, также могут быть освобождены от использования онлайн-кассового аппарата.
Кроме того, кассовый аппарат не требуется для некоторых налоговых систем, таких как патентный налог или подоходный налог для фрилансеров. Предприятия, принимающие перерабатываемые материалы от населения (за исключением металлолома и драгоценных металлов), также освобождаются от требования наличия кассового аппарата. Организации и индивидуальные предприниматели, предлагающие признанные государством образовательные мероприятия, а также те, кто работает в сфере спорта и физической культуры, также не обязаны использовать онлайн-кассовый аппарат.
Если предприятие решает не использовать онлайн-кассовый аппарат, обязанность предоставлять подтверждение оплаты сохраняется. Вместо чека клиенту должен быть выдан специальный документ, содержащий информацию об оплате. Этот документ должен включать название и номер документа, дату, время и место платежа, данные о предприятии (название, налоговый идентификационный номер), налоговую систему, а также информацию о товаре или услуге, включая его цену, количество, общую стоимость и способ оплаты.
Онлайн-система учета продаж (POS) обязательна, если предприятие использует платежные терминалы или продает подакцизные товары. Она также обязательна для тех, кто обрабатывает онлайн-транзакции. В этих случаях для генерации и выдачи квитанций могут использоваться сторонние поставщики, такие как платформы маркетплейсов.
С 1 марта 2025 года онлайн-система учета продаж стала обязательной для платежей, осуществляемых через систему быстрых платежей, включая платежи через платежные терминалы. Эти изменения также распространяются на платежи, осуществляемые через посредника. Если покупатель уполномочивает третье лицо совершить платеж от его имени, требуется онлайн-система учета продаж.
