Формат ЭДО зависит от вида и функции документа. Электронный счет-фактура и формализованный УПД передаются в утвержденном ФНС формате XML. Отдельный акт после 1 января 2026 года можно оформить как УПД 5.03 в XML, как неформализованный электронный документ, например PDF, либо на бумаге. Поэтому правило о том, что любой документ в ЭДО обязательно должен быть XML-файлом, неверно.
Чем отличаются XML и PDF в ЭДО
XML хранит сведения в структурированном виде: ИНН сторон, номер, дату, наименование товаров или услуг, стоимость и НДС. Оператор ЭДО и учетная программа могут проверить и загрузить эти данные автоматически.
PDF представляет собой визуальную форму. Его удобно читать, но учетная система не всегда способна извлечь реквизиты без ручной обработки. Юридическая сила зависит не от расширения файла, а от требований к документу, обязательных реквизитов и электронной подписи.
В каком формате передается электронный счет-фактура
Счет-фактура в ЭДО должен формироваться по утвержденной ФНС структуре XML. Действующие форматы счета-фактуры и УПД установлены приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. После завершения переходного периода с 1 апреля 2025 года применяется формат из приложения № 1 к этому приказу.
PDF, отправленный через оператора, не становится электронным счетом-фактурой только из-за наличия подписи. Он может быть печатным представлением или вложением, но не заменяет установленный XML ЭДО. Нарушение формата создает риск проблем с подтверждением вычета НДС.
Бумажный счет-фактура, как правило, сохраняется как допустимый вариант, если законодательство не требует электронной формы. Но если выбран электронный счет-фактура, произвольный PDF использовать нельзя. Это нужно учитывать при подготовке отчетности по НДС и проверке входящих документов.
Какой формат УПД используется в ЭДО
Для формализованного обмена применяется XML УПД версии 5.03. Документ может одновременно выполнять функции первичного учетного документа и счета-фактуры либо использоваться только как первичный документ. ФНС рассматривает его как основной структурированный формат для подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг.
Если УПД включает счет-фактуру, его передают только в утвержденном XML-формате. PDF в этом случае может прилагаться для чтения, но юридически значимым оригиналом остается подписанный XML-файл.
Для первичного документа без счета-фактуры допускается неформализованный электронный файл. Однако при регулярном обмене практичнее использовать формат УПД в ЭДО, утвержденный ФНС: он поддерживает автоматическую загрузку и однозначно определяет функцию документа.
Что изменилось для актов в ЭДО с 1 января 2026 года
С 1 января 2026 года прекратили действовать отдельные форматы электронной товарной накладной и акта выполненных работ, утвержденные приказами ФНС № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@. Речь идет именно о старых формализованных XML-схемах, а не об отмене актов и накладных как первичных документов. Это прямо следует из разъяснения ФНС.
Теперь акт по ЭДО можно оформить одним из двух основных способов:
- Использовать УПД 5.03. Он формируется в XML и может подтверждать выполнение работ или оказание услуг отдельно от функции счета-фактуры.
- Создать отдельный неформализованный акт в PDF или другом согласованном формате. Документ должен содержать обязательные реквизиты первичного документа и быть подписан электронной подписью.
Также стороны вправе продолжать использовать бумажные акты. Отмена старых XML-форматов не затронула бумажный документооборот.
Какая подпись нужна для PDF-акта
Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ, электронный первичный документ подписывается электронной подписью. Квалифицированная подпись по общему правилу равнозначна собственноручной. Простая или усиленная неквалифицированная подпись допустима, если это предусмотрено законом или соглашением сторон.
Поэтому требование только УКЭП для любого PDF-акта слишком категорично. Но в обмене между организациями УКЭП остается наиболее надежным вариантом, особенно если документ может потребоваться налоговому органу или суду.
Когда PDF является оригиналом, а когда только визуализацией
Здесь важно различать два сценария.
Если счет-фактура или формализованный УПД создан в XML, PDF служит формой для просмотра. Оригиналом остается XML-файл с электронной подписью и технологическими документами оператора.
Если акт изначально создан как неформализованный PDF и подписан допустимой электронной подписью, этот комплект является электронным оригиналом. XML в нем может отсутствовать.
Какой формат ЭДО выбрать
Перед настройкой обмена необходимо определить:
- функцию документа: счет-фактура, первичный документ или обе функции;
- поддержку формата 5.03 учетной системой и оператором;
- наличие обязательных реквизитов;
- вид электронной подписи и полномочия подписантов;
- условия обмена в договоре или соглашении об ЭДО;
- порядок хранения исходного файла, подписи и подтверждений оператора.
При большом количестве закрывающих документов формализованные форматы ЭДО удобнее для автоматизации. Неформализованный PDF подходит для отдельных актов, но требует больше ручной работы. Порядок следует закрепить в учетной политике и регламентах, а при передаче процессов на ведение бухгалтерского учета согласовать с исполнителем и контрагентами.
Краткое правило такое: электронный счет-фактура и формализованный УПД передаются в XML; отдельный акт можно оформить через УПД 5.03 либо как подписанный неформализованный документ. PDF не заменяет обязательный XML, но может быть самостоятельным оригиналом там, где утвержденный формат ФНС не требуется.
